La matrice d’Eisenhower

Eisenhower était célèbre pour sa productivité hors du commun.

 Au cours de ses 2 mandats (1953-1961), il a mené le programme de développement du système autoroutier américain, lancé internet avec DARPA, initié le programme d’exploration spatiale (NASA) et donné naissance à l’Agence Internationale de l’Énergie Atomique (AIEA).

Avant d’être président, il fut chef d’Etat-Major et commandant suprême des Forces armées des États-Unis

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Pendant toute sa carrière, Eisenhower fit preuve d’une incroyable capacité à rester efficace et ce pendant 2 périodes particulièrement difficiles de l’histoire : la 2nd guerre mondiale et la guerre froide.

Son secret ? Un outil – une matrice plus précisément – permettant de prioriser aisément et efficacement en fonction de deux axes : Importance et Urgence

La différence entre urgent et important

Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée immédiatement. C’est généralement le type de tâche que l’on accomplit dans l’empressement ou dans l’urgence. 

Important fait référence aux tâches qui nous aident à accomplir nos objectifs à long terme. Les tâches importantes sont parfois urgentes mais ce cas de figure reste tout de même rare.

Les tâches importantes sont celles que l’on approche stratégiquement. Lorsque l’on traite ce type de tâche, on est généralement calme, rationnel

La distinction entre urgent et important est donc claire et pourtant on a souvent tendance à confondre les deux termes. On estime que lorsqu’une tâche n’est pas urgente, c’est qu’elle n’est pas importante et par conséquent on priorise l’urgent et délaisse l’important.

C’est là que la matrice d’Eisenhower est pertinente. Elle nous aide à nous distancer de notre propension à travailler dans l’urgence,  et nous force à travailler sur les tâches qui nous sont bénéfiques sur le long terme.

Comment fonctionne la matrice d’Eisenhower ?

Regardons donc ce qu’est la matrice d’Eisenhower et comment l’utiliser pour mieux gérer nos priorités et notre temps.

En Mathématiques,Une matrice est un tableau . Celle d’Eisenhower est un tableau qui comporte 2 lignes et 2 colonnes

C’est une matrice de décision destinée à organiser toutes nos tâches selon leur importance et leur urgence.

la première colonne correspondra à ce qui est urgent et dans la seconde ce qui est  non urgent

La première ligne correspondra à ce qui est important et dans la seconde  ce qui est non important

La matrice d’Eisenhower distingue 4 quadrants grâce auxquels on peut classer toutes nos tâches pour pouvoir ensuite les traiter efficacement.

•  Important et urgent(ce sont toutes les tâches que l’on doit traiter immédiatement) 
• Important, mais non urgent (ce sont les tâches que l’on doit planifier pour plus tard)
•  Pas important mais urgent(ce sont les tâches que l’on doit déléguer)
•  Ni important, ni urgent (ce sont les tâches que l’on doit éliminer ou limiter)

Quadrant 1 : important et Urgent 

Le quadrant 1 correspond aux tâches importantes et urgentes. Ce sont les tâches qui requièrent à la fois notre attention immédiate et qui contribuent à la réalisation de nos objectifs à long terme.

Voici quelques exemples de tâches urgentes et importantes :

• terminer le dm de demain
• préparer son interro de demain
• valider ses vœux sur parcours sup

Les tâches qui sont importantes et urgentes sont souvent le résultat d’une mauvaise planification.

Par exemple, si on travaille aujourd’hui sur le dm  que l’on nous a donné il y a 15 jours et que la date butoir est demain, la tâche est importante et urgente. Seulement si on avait commencé à travailler dessus au moment où le travail nous avait été donné, elle aurait été importante et non urgente.

Avec une bonne planification, beaucoup de tâches qui appartiennent au quadrant 1 peuvent donc être éliminées.

Quadrant 2 : Important mais pas urgent

Les tâches importantes mais pas urgentes sont celles qui ont une date butoir lointaine voir inexistante et qui contribue à l’accomplissement de nos objectifs à long terme.

Les tâches importantes mais pas urgentes inclus par exemple :

• La planification de nos tâches
• Le sport
• La méditation
• La lecture
• Les moments en famille
• Le développement de nos compétences dans un domaine

Les tâches du quadrant 2 sont celles sur lesquelles on doit investir le plus de temps possible car ce sont les tâches qui contribuent à notre épanouissement, à notre développement personnel et à notre succès.

Paradoxalement ce sont aussi les tâches que l’on a toujours tendance à négliger. Parce qu’on a trop d’urgences à traiter, on remet ces tâches au lendemain. On se dit qu’un jour on aura le temps de s’en occuper.

Le problème c’est que ce jour n’arrive jamais. Il y aura toujours une urgence à traiter. Toujours une tâche de dernière minute. Toujours un email auquel on doit répondre. …

C’est pourquoi on doit parfois oublier l’urgence pour pouvoir prendre du recul et allouer plus de temps aux tâches du quadrant 2.

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Les tâches du quadrant 3 correspondent aux activités qui nécessitent notre attention immédiate mais qui ne contribuent pas à nos objectifs à long terme.

Lorsque l’on est mal organisé, c’est généralement sur ce cadran que l’on perd le plus de temps.

Voici quelques exemples de tâches urgentes mais pas importantes :

• la plupart des appels, messages et emails
• allez chercher son petit frère à l’école
• un ami qui nous demande de l’aide sur un projet

Les tâches du quadrant 3 sont souvent des tâches qui sont importantes pour les autres mais qu’ils ne le sont pas pour nous.

Ces tâches ne sont pas nécessairement mauvaises cependant on doit s’assurer qu’elles n’occupent pas une place plus importante que les tâches du quadrant 2. On risque sinon de penser à tort que l’on accomplit beaucoup de choses alors qu’en réalité on avance peu sur nos projets.

La meilleure façon de traiter le quadrant 3 est donc de déléguer le plus de tâches possible. Cela permet à la fois d’améliorer la gestion de notre temps et de s’investir davantage sur les tâches du quadrant 2.

Quadrant 4 : Ni urgent ni important

Les tâches ni urgentes ni importantes sont les tâches que l’on n’est pas forcé de faire immédiatement et qui n’ont aucun impact direct sur nos objectifs à long terme.

On les associe généralement à des distractions.

On retrouve dans le quadrant 4 des activités tel que :

• Regarder des vidéos sur Youtube
• Faire les magasins
• Faire défiler le fil d’actualité de nos réseaux sociaux
• Regarder des séries
• Jouer aux jeux vidéos

On entend souvent dire que pour être efficace, on doit complètement éliminer les tâches du quadrant 4 pour se concentrer sur les autres quadrants.

Cela peut certes nous faire gagner quelques heures chaque semaine cependant sur le long terme, on perdra en efficacité.

Plusieurs études scientifiques – notamment l’étude Rest Is Not Idleness (Le repos n’est pas l’inactivité) menée par Mary Helen Immordino-Yang , montrent que notre cerveau a besoin de distractions et de repos pour consolider les connaissances qu’il acquiert.

Sans pause on est moins performant. On peine à se concentrer, on est plus anxieux et irrité et on gère moins bien notre temps.  

Les distractions sont en fait nécessaires pour se ressourcer et rester performant.

En passant environ 5% de notre temps éveillé sur les tâches du quadrant 4, on est donc d’autant plus efficace pour traiter les tâches des quadrants 1, 2 et 3.

Pour conclure

La matrice d’Eisenhower est un moyen simple et rapide de traiter toutes nos tâches selon leur urgence et leur importance.

C’est un outil qui nous empêche de penser dans l’urgence et qui nous aide à déléguer, éliminer et mieux concentrer nos efforts. 

Ajoutez donc « Utiliser la matrice d’Eisenhower » dans vos tâches urgentes et importantes dès maintenant et voyez son effet sur vos objectifs à long terme.